Oggi dovevo stampare delle etichette indirizzi e non sapevo come fare, poi mi sono ricordato che word unito ad excel svfolgono egregiamente questo lavoro.
Ecco la guida per chi deve risolvere il mio medesimo problema... buona stampa:
Creare una stampa unione di Word con i dati di Excel
Impostare in Microsoft Excel i dati da utilizzare nella stampa unione.
Procedura
Accertarsi che i dati siano in formato elenco ossia che ciascuna colonna abbia un'etichetta nella prima riga, che ogni colonna contenga dati simili e che non vi siano righe o colonne vuote nell'elenco. Le etichette di colonna vengono utilizzate per specificare la posizione in cui inserire i diversi dati nella stampa unione.
Accertarsi che le etichette di colonna identifichino chiaramente il tipo di dati contenuti per facilitare la selezione dei dati corretti durante la creazione della stampa unione. Etichette quali Nome, Cognome, Indirizzo e Città sono ad esempio migliori di Colonna 1, Colonna 2, Colonna 3 e Colonna 4.
Accertarsi di disporre di una colonna separata per ciascun elemento da includere nella stampa unione. Se si creano ad esempio delle lettere modulo e si desidera utilizzare il nome di ciascun destinatario nel corpo della lettera, accertarsi di disporre di una colonna che contenga solo i nomi, invece di un'unica colonna con nomi e cognomi. Per rivolgersi a ciascun destinatario con il titolo e il cognome, quale Sig. Rossi, è possibile utilizzare una sola colonna che contenga sia i titoli sia i cognomi oppure utilizzare una colonna per i titoli e un'altra per i cognomi.
Per facilitare la ricerca dell'elenco quando lo si seleziona per la stampa unione, assegnare un nome
PROCEDURA
Selezionare l'intero elenco.
Scegliere Nome dal menu Inserisci, quindi scegliere Definisci.
Digitare un nome per l'elenco.
Scegliere Aggiungi, quindi Chiudi.
Salvare e chiudere la cartella di lavoro contenente i dati.
Passare a Microsoft Word.
Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Creazione guidata Stampa unione.
Nei primi due passaggi della Creazione guidata Stampa unione, selezionare il tipo di documento e avviarlo. Se si stanno creando gli indirizzi di spedizione, scegliere Etichette nel passaggio 1, quindi Opzioni etichette nel passaggio 2 per selezionare le dimensioni e il tipo di etichette da stampare.
Per ulteriori informazioni su questi passaggi, consultare la Guida in linea di Word.
Nel terzo passaggio scegliere Usa un elenco esistente in Seleziona destinatari, quindi scegliere Sfoglia.
Nell'elenco Cerca in, fare clic sulla cartella in cui si è salvata la cartella di lavoro contenente i dati, fare clic sulla cartella di lavoro, quindi scegliere Apri.
Nella finestra di dialogo Seleziona tabella, individuare e scegliere l'elenco. Accertarsi che la casella di controllo La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna sia selezionata, quindi scegliere OK.
Nella casella Destinatari stampa unione, fare clic sulle etichette di colonna dei dati che corrispondono agli identificatori di Word riportati a sinistra. Questo passaggio facilita l'inserimento dei dati nei documenti modulo. Per ulteriori informazioni sulla corrispondenza dei campi, consultare la Guida in linea di Word.
Per includere nella stampa unione solo i destinatari selezionati, scegliere Modifica elenco destinatari e selezionare i destinatari desiderati.
Utilizzare gli altri passaggi della procedura guidata per scrivere, aggiungere i dati dei destinatari, visualizzare in anteprima, personalizzare, salvare e stampare o inviare via posta elettronica i documenti. Per ulteriori informazioni su questi passaggi, consultare la Guida in linea di Word.
Note
Mentre la cartella di lavoro è aperta in Word per creare la stampa unione, non sarà possibile aprirla in Excel. Se occorre visualizzare i dati e le etichette di colonna, andare al passaggio 3 o 5 della procedura guidata e scegliere Modifica elenco destinatari.
È possibile continuare a utilizzare con i dati di Excel le stampe unione create con versioni precedenti di Word. Per aprire e utilizzare tali stampe unione in Word 2002, sarà necessario installare Microsoft Query. Query non è tuttavia necessario per creare nuove stampe unioni in Word 2002.
